Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen im BEV
Bitte beachten Sie, dass Rechnungen, die an die Beamtenunfallfürsorge gestellt werden, anders behandelt werden müssen. Infos finden Sie in der Box unten.
Elektronische Rechnungen (XRechnungen)
Der Bund hat sich mit Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) das Ziel gesetzt, die Papierrechnung weitestgehend abzulösen, insbesondere um eine automatisierte und ökonomische Weiterverarbeitung von Rechnungen zu ermöglichen. Elektronische Rechnungen im vorgenannten Sinne sind auf Bundesebene insbesondere jene im Datenaustauschstandard XRechnung.
Seit dem 27.11.2020 sind alle Rechnungssteller/Lieferanten verpflichtet, ihre Rechnungen und Gutschriften an Bundesbehörden ausschließlich als E-Rechnung (XRechnung) auszustellen und über eine zentrale Rechnungseingangsplattform zu übermitteln. Einzige Ausnahme: Es handelt sich um einen Direktauftrag i.S. von § 14 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und der Rechnungsbetrag beträgt nicht mehr als 1.000 Euro (netto).
Um als Rechnungsempfänger dieser gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, nutzt das BEV die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) der Bundesdruckerei.
Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung (XRechnung) an das BEV steht allen Rechnungsstellern/Lieferanten die Nutzung der OZG-RE unter https://xrechnung-bdr.de (NICHT optimiert für Internet Explorer) kostenfrei zur Verfügung. Hier besteht die Möglichkeit, eine Rechnung (auch Teilrechnungen, korrigierte Rechnungen und Gutschriften) auf der Plattform im Format XRechnung selbst zu erstellen oder eine vorhandene XRechnung hochzuladen und an das BEV zu versenden.
Die Leitweg-ID des Bundeseisenbahnvermögens lautet: 992-80001-50.
Wir bitten Sie, von den Möglichkeiten einer elektronischen Rechnungsstellung an das BEV über die OZG-RE umfangreich Gebrauch zu machen, auch wenn es sich um einen Direktauftrag i.S. von § 14 UVgO handelt oder der Rechnungsbetrag die Grenze von 1.000 Euro (netto) nicht übersteigen sollte. Alle Informationen über den Datenaustauschstandard XRechnung sind unter www.xoev.de/de/xrechnung zu finden.
Die Anforderungen an die Rechnungsinhalte, das Rechnungsformat sowie an die Rechnungsübermittlung etc. enthält das Merkblatt „Informationen und Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung beim Bundeseisenbahnvermögen (BEV) [PDF, 240KB] “.
Weitere Informationen zum Thema E bzw. XRechnung sind im Internet auf der Informationsseite des BMI / BMF unter https://www.e-rechnung-bund.de zu finden.
Rechnungen im PDF/A-Format bzw. im ZUGFeRD 1.0-Format (Altverfahren)
Rechnungen und Gutschriften bis zu einer Rechnungssumme von 1.000 Euro (netto) bei Direktaufträgen im Sinne von § 14 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) können Rechnungssteller/Lieferanten auch alternativ im PDF/A-Format oder im ZUGFeRD 1.0-Format per Mail einreichen. Hierfür steht das zentrale Outlook-Postfach
zur Verfügung.
Die Voraussetzungen zur Nutzung des zentralen Outlook-Postfachs sind dem Merkblatt „Voraussetzungen für den Empfang und die Verarbeitung von per E-Mail beim Bundeseisenbahnvermögen (BEV) eingehenden Rechnungen und Gutschriften [PDF, 73KB] “ zu entnehmen.
Informationen für medizinisches Personal
